Dokument przychodzi mailem. Ktoś pobiera załącznik, zmienia jego nazwę, szuka właściwego folderu i przepisuje kilka informacji do firmowego systemu. Potem robi to samo z następnym plikiem. Każda z tych czynności jest prosta, ale razem zajmują czas i wymagają ciągłego przełączania się między oknami.
Taki fragment codziennej pracy można uporządkować dzięki automatyzacji wykorzystującej sztuczną inteligencję, czyli AI. System może pobrać dokument z wybranej skrzynki, odczytać potrzebne informacje i przygotować je do zapisania przy właściwej sprawie. Pracownik otrzymuje plik i dane w jednym widoku, zamiast zaczynać cały proces od pobrania załącznika.
Co właściwie można zautomatyzować?
Dobrym początkiem jest jeden rodzaj dokumentu, który regularnie trafia do firmy. Może to być protokół wykonanej usługi, formularz zgłoszenia albo potwierdzenie dostarczenia materiałów. Warto wybrać dokumenty, przy których pracownicy za każdym razem wykonują podobne czynności.
Najpierw ustalamy, które informacje są potrzebne. Dla protokołu mogą to być numer zlecenia, data wykonania pracy i nazwa klienta. Następnie określamy, gdzie mają zostać zapisane oraz kto ma je sprawdzić. Dzięki temu wiadomo, jaki rezultat ma dostarczyć automatyzacja.
AI pomaga tam, gdzie informacja jest zapisana w różny sposób. Numer zlecenia może znajdować się na początku dokumentu, w tabeli albo pod opisem usługi. Program potrzebuje jednak jasno określonego zadania. Jeśli numeru nie ma w pliku, powinien zgłosić brak, a nie dopasowywać przypadkową liczbę.
Przykład: protokoły wykonanych usług w firmie serwisowej
Przyjrzyjmy się przykładowej firmie serwisowej. Po zakończeniu pracy technik przesyła protokół w pliku PDF. Osoba w biurze odnajduje zlecenie, zapisuje dokument w odpowiednim miejscu i uzupełnia datę wykonania usługi. Ten sam sposób pracy powtarza się przy kolejnych zgłoszeniach.
Możemy przygotować rozwiązanie, które rozpoczyna pracę po otrzymaniu wiadomości na wyznaczoną skrzynkę. Pobiera załącznik i rozpoznaje, czy jest to oczekiwany protokół. Następnie odczytuje ustalone wcześniej informacje i wyszukuje pasujące zlecenie w firmowym systemie.
Pracownik widzi propozycję przypisania dokumentu razem z oryginalnym plikiem. Sprawdza numer sprawy oraz datę, a potem zatwierdza zapis. Dokument trafia do uzgodnionego folderu, a jego dane pojawiają się przy zleceniu. Zespół może później znaleźć protokół bez przeszukiwania całej korespondencji.
To przykład możliwego procesu, a nie opis wdrożenia u konkretnego klienta. Sposób połączenia poczty z systemem trzeba dobrać do narzędzi używanych w danej firmie. W części organizacji wystarczy prosty przepływ danych, a w innych przyda się dodatkowy panel dla pracowników.
Po co do tego aplikacja dla zespołu?
Sama automatyzacja może działać w tle, ale pracownik potrzebuje wygodnego miejsca do obsługi wyjątków. W niewielkiej aplikacji internetowej można pokazać otrzymane dokumenty, rozpoznane informacje i sprawy oczekujące na sprawdzenie. Użytkownik otwiera ją w przeglądarce i widzi, czym powinien się zająć.
Przy każdym dokumencie może znajdować się informacja, czy plik został już przypisany, czy brakuje numeru zlecenia, czy potrzebna jest poprawka. Osoba odpowiedzialna za daną sprawę uzupełnia brak i kończy obsługę. Dzięki temu problematyczny dokument ma swoje miejsce oraz opiekuna.
Warto dopasować taki widok do faktycznej pracy. Pracownik biura może potrzebować listy dokumentów do sprawdzenia, a kierownik listy spraw, przy których nadal brakuje protokołu. Każda osoba powinna otrzymać informacje potrzebne do swojego zadania.
Gdzie jest w tym miejsce dla AI?
W proponowanym rozwiązaniu AI odczytuje informacje i pomaga rozpoznać rodzaj dokumentu. Pobieranie wiadomości, zapis pliku czy powiadomienie pracownika mogą wykonywać zwykłe reguły automatyzacji. Takie połączenie pozwala wykorzystać AI do konkretnej czynności i jasno ustalić pozostałe kroki.
Przykładowe możliwości opisuje dokumentacja Microsoft AI Builder w Power Automate. Wskazuje, jak wykorzystać pola i tabele odczytane z dokumentu w dalszych działaniach. W tym rozwiązaniu potrzebny jest przygotowany i opublikowany model przetwarzania dokumentów.
Z kolei dokumentacja Information Extractor w n8n pokazuje wyodrębnianie określonych informacji z tekstu. Taki tekst może wcześniej pochodzić z odczytanego pliku PDF. Wybór narzędzia zależy od dokumentów, dostępnych połączeń i wymagań firmy.
To istniejące możliwości techniczne, które można wykorzystać przy projektowaniu rozwiązania. Przed wdrożeniem trzeba sprawdzić ich dostępność, wymagane licencje i koszty przetwarzania. Dokument zapisany jako zdjęcie może wymagać innego sposobu odczytu niż PDF zawierający tekst.
Co zrobić, gdy dokument jest nieczytelny albo przysłany drugi raz?
Dobry proces powinien przewidywać zwykłe trudności. Jeśli skan jest niewyraźny, system kieruje go do sprawdzenia i zachowuje oryginał. Jeżeli dwa zlecenia mają podobne dane, pracownik wybiera właściwą sprawę. Zamiast zgadywać, automatyzacja pokazuje, co wymaga decyzji.
Warto też rozpoznawać ponowne przesłanie tego samego pliku. Technik może wysłać protokół jeszcze raz, bo nie dostał potwierdzenia. Takie powtórzenie nie powinno bez potrzeby tworzyć kolejnego dokumentu i drugiego zadania. Poprawiona wersja protokołu wymaga natomiast czytelnego oznaczenia, aby zespół wiedział, z którego pliku korzystać.
Ustalamy również dostęp do dokumentów i miejsce ich przechowywania. Firma powinna wiedzieć, jakie narzędzie przetwarza dane oraz kto może je później odczytać. Te decyzje warto podjąć przed podłączeniem firmowej skrzynki, razem z osobą odpowiedzialną za używane systemy.
Jak zacząć od małego, użytecznego wdrożenia?
Na początek wybierz jeden rodzaj dokumentu, jedną skrzynkę i jedno miejsce zapisu. Zbierz przykładowe pliki, w tym te trudniejsze do odczytania. Pokaż, jak obsługujesz je dzisiaj. To pozwoli ustalić, które czynności można przejąć, a które nadal wymagają decyzji pracownika.
W próbie sprawdzamy cały proces: od otrzymania wiadomości do znalezienia poprawnie zapisanego dokumentu. Ważny jest czas potrzebny na obsługę razem ze sprawdzaniem i poprawkami. Obserwujemy też, czy zespół łatwo znajduje pliki i rozumie informacje o ich stanie. Dopiero na tej podstawie warto rozszerzyć rozwiązanie na kolejne dokumenty.
W All Day IT tworzymy automatyzacje AI, aplikacje internetowe i połączenia firmowych systemów. Możemy pomóc zaprojektować proces, w którym dokumenty i potrzebne informacje trafiają do właściwych osób. Jeśli w Twojej firmie dużo czasu zajmuje pobieranie załączników i przepisywanie danych, porozmawiajmy o uproszczeniu tej pracy.