Handlowiec jedzie jutro na pokaz u klienta i potrzebuje zestawu demonstracyjnego. W szafie go nie ma, a w firmowym komunikatorze ostatnia wzmianka o nim pochodzi sprzed tygodnia. Zanim potwierdzi klientowi, co pokaże na spotkaniu, musi ustalić, kto zabrał zestaw i kiedy go odda.
W takiej sytuacji przydaje się aplikacja do wydawania i przyjmowania wspólnego sprzętu. Zespół może sprawdzić, kto ma konkretny egzemplarz, kiedy zaplanowano zwrot i czy po oddaniu będzie on gotowy do kolejnego użycia. Pokażmy to na przykładzie zestawu z próbkami, który krąży między marketingiem a sprzedażą.
Każda walizka ma swój numer
Dwie walizki mogą wyglądać identycznie, a każda może być w innym miejscu. Nadajemy więc każdej osobny numer, na przykład DEMO-07. Ten sam numer umieszczamy na etykiecie w postaci czytelnego napisu i kodu QR, czyli kwadratowego kodu, który można odczytać aparatem w telefonie.
Po zeskanowaniu aplikacja otwiera kartę właściwej walizki. W karcie widać nazwę i zawartość zestawu, informację o ostatnim wydaniu i termin zwrotu. Jeśli etykieta się przetrze albo aparat nie zadziała, pracownik może wpisać numer ręcznie i porównać nazwę oraz zdjęcie zestawu z tym, co ma przed sobą.
Sam kod może zawierać tylko numer zestawu. Informacje o pracowniku i spotkaniu pozostają w aplikacji dostępnej po zalogowaniu. Odczyt numeru z etykiety pozwala znaleźć kartę, a dostęp do jej danych zależy od uprawnień danej osoby.
Wydanie i zwrot to dwie osobne czynności
Załóżmy, że Ola zabiera zestaw DEMO-07 na pokaz u klienta. Skanuje etykietę przy wyjściu, wybiera „Wydaj” i podaje, że odda zestaw we wtorek. Po zatwierdzeniu aplikacja zapisuje wydanie i pokazuje marketingowi, że walizka jest u Oli. Jeśli termin minie bez odnotowanego zwrotu, aplikacja może przypomnieć Oli o oddaniu zestawu.
We wtorek zestaw wraca do biura. Osoba przyjmująca ponownie skanuje etykietę i sprawdza zawartość według listy. Jeżeli wszystko się zgadza, potwierdza zwrot i zestaw staje się dostępny. Jeżeli brakuje zasilacza, odnotowuje brak, a zestaw otrzymuje stan „Do uzupełnienia”. Kolejna osoba widzi wtedy, dlaczego walizki nie można od razu zabrać na pokaz.
Aplikacja zapisuje, kto i kiedy wykonał każdą czynność. Jeśli ktoś omyłkowo przypisał zwrot do innego egzemplarza, osoba odpowiedzialna może skorygować zapis z krótką adnotacją. Przy kolejnym pytaniu o sprzęt da się odtworzyć, jak zmienił się jego stan.
Co widzą marketing i sprzedaż?
Handlowiec planujący spotkanie może sprawdzić w panelu internetowym, które zestawy są gotowe i na kiedy zaplanowano zwrot pozostałych. Pracownik marketingu widzi też egzemplarze do uzupełnienia i może przygotować części przed kolejnym pokazem. Obie osoby korzystają z tych samych informacji, choć wykonują różne zadania.
Jeśli sprzęt jest już u kogoś innego, aplikacja powinna wstrzymać kolejne wydanie. Warto sprawdzić to także wtedy, gdy dwie osoby próbują zatwierdzić wydanie tej samej walizki w tym samym momencie. Wspólna baza powinna przyjąć pierwsze poprawne zgłoszenie, a drugiej osobie pokazać, kto ma zestaw. Przy planowaniu spotkania istotna jest też różnica między przewidywanym a faktycznym zwrotem. Termin mówi, kiedy zestaw ma wrócić. Zestaw można uznać za gotowy po przyjęciu i sprawdzeniu.
Co telefon zrobi po zeskanowaniu kodu?
Gotowe narzędzia mogą odczytać etykietę aparatem. Dokumentacja Apple opisuje rozpoznawanie kodów QR z obrazu z kamery i sprawdzanie, czy skaner jest dostępny na danym urządzeniu. Dokumentacja narzędzi Google ML Kit pokazuje, że sam odczyt obsługiwanych kodów może odbywać się na urządzeniu bez połączenia z internetem.
W aplikacji biznesowej odczyt kodu to pierwszy krok. W opisanym wariancie telefon potrzebuje połączenia, żeby pobrać bieżącą kartę i zapisać wydanie we wspólnej bazie. Jeśli zapis się nie powiedzie, pracownik powinien zobaczyć jasny komunikat. Dopóki baza nie potwierdzi wydania, pozostali użytkownicy nie mogą na nim polegać.
Znaczenie ma też to, gdzie działa aplikacja. Microsoft opisuje czytnik kodów w Power Apps, swoim narzędziu do budowania aplikacji. Czytnik działa na obsługiwanych urządzeniach, a skanowanie za jego pomocą nie działa w przeglądarce. Dlatego skaner trzeba sprawdzić na telefonach używanych przy wydawaniu. Panel do sprawdzania dostępności może działać w przeglądarce i nie musi mieć dostępu do aparatu.
Sprawdź obieg kilku zestawów przed wdrożeniem
Do pierwszej próby wybierz kilka podobnych walizek i nadaj im osobne numery. Poproś marketing i sprzedaż o wykonanie zwykłego wydania, zwrotu po terminie oraz zwrotu niekompletnego zestawu. Zobacz, czy osoba z biura potrafi wskazać gotowy egzemplarz bez pisania do współpracowników i czy stan na ekranie odpowiada temu, co rzeczywiście jest w szafie.
Przetestuj również uszkodzoną etykietę i brak połączenia w miejscu, gdzie leży sprzęt. Ustal, kto zmienia stan po uzupełnieniu braków i jak zespół postępuje, gdy ktoś zabierze walizkę bez rejestracji. Przypomnienie pomoże pilnować zapisanych terminów, a zgodność z rzeczywistością zależy także od tego, czy wydania i zwroty są faktycznie odnotowywane.
Na koniec próby porównaj faktyczny stan walizek z kartami w aplikacji. Jeśli zespół nadal musi dopytywać o wydanie, sprawdź, przy którym kroku przestaje aktualizować dane. Być może formularz jest za długi albo przy szafie nie ma zasięgu. Dobry wynik to sytuacja, w której osoba planująca pokaz samodzielnie znajduje kompletny zestaw, a osoba odbierająca zwrot wie, co zrobić z niepełną walizką. Obie czynności można sprawdzić podczas jednej próby.
W All Day IT projektujemy aplikacje mobilne i panele internetowe dopasowane do codziennej pracy firmy. Jeśli kilka zespołów korzysta z tych samych zestawów, porozmawiajmy o tym, jak dziś je wydajecie i przyjmujecie. Od tego zależy, które czynności warto uprościć w pierwszej wersji aplikacji.