Klient przyjął ofertę. Handlowiec zaznacza wygraną sprzedaż, a zespół realizacji dostaje wiadomość: „Możecie zaczynać”. Po chwili pojawiają się pytania o zakres, termin, materiały i osobę do kontaktu. Odpowiedzi są w kilku wiadomościach, załączniku oraz notatce ze spotkania. Zanim zacznie się właściwa praca, trzeba jeszcze raz zebrać ustalenia.
Możemy uporządkować ten moment przez połączenie narzędzia sprzedaży z narzędziem do prowadzenia projektów. Automatyzacja przenosi uzgodnione informacje, a pracownicy sprawdzają ich kompletność i potwierdzają odpowiedzialność. Poniżej pokazujemy przykładowy sposób działania, który trzeba dopasować do firmy.
Wygrana sprzedaż i gotowość do pracy to dwa różne etapy
CRM to system do zarządzania kontaktami i obsługi klientów. Może zawierać ofertę, historię rozmów i informację o wyniku sprzedaży. Narzędzie zespołu realizacji służy z kolei do pilnowania zadań, osób odpowiedzialnych oraz postępu prac. Połączenie tych miejsc pozwala zachować ciągłość informacji.
Warto jednak ustalić, co w danej firmie oznacza wygrana sprawa. Czy wystarczy przyjęcie oferty, czy przed rozpoczęciem potrzebne jest jeszcze inne potwierdzenie? To firma określa warunki. Samo przesunięcie sprawy do kolejnego etapu nie powinno automatycznie oznaczać, że zespół ma już komplet materiałów i wolny termin.
Ustal, jakie informacje mają przejść razem ze zleceniem
Na początek wybierzmy kilka danych potrzebnych do rozpoczęcia pracy. Będą to zwykle przyjęty zakres, odnośnik do właściwej oferty, osoba do kontaktu, uzgodnione terminy oraz materiały oczekiwane od klienta. Ważna jest też osoba, która przejmuje sprawę po stronie firmy. Każda z tych informacji powinna mieć jasno wskazane miejsce zapisu.
Oddzielmy uzgodnienia od propozycji. Jeżeli klient rozważał dodatkowy materiał, ale go nie zamówił, nie dodajemy go do zadań. Podobnie planowana data rozpoczęcia powinna być oznaczona jako propozycja, dopóki właściwa osoba jej nie potwierdzi. To ogranicza ryzyko, że luźna rozmowa zacznie funkcjonować jako zobowiązanie.
Przykład: strona kampanii i trzy grafiki
Wyobraźmy sobie firmę, która zamawia stronę kampanii oraz trzy grafiki do mediów społecznościowych. Handlowiec ma przyjętą ofertę i zapisane ustalenie, że klient dostarczy zdjęcia. Podczas rozmowy pojawił się również pomysł filmu, lecz nie znalazł się w zaakceptowanym zakresie. Te informacje wystarczą, aby pokazać sens przekazania.
Po potwierdzeniu sprzedaży system sprawdza wymagane dane. Jeśli brakuje osoby do kontaktu albo odnośnika do oferty, przygotowuje zadanie dla handlowca. Po uzupełnieniu tworzy projekt ze stroną i trzema grafikami, a przy nim zapisuje, na jakie materiały czekamy. Film pozostaje poza projektem lub trafia do osobnej notatki o możliwości dalszej rozmowy.
Osoba prowadząca realizację otwiera projekt, sprawdza zakres oraz dostępność zespołu. Potwierdza odbiór albo wskazuje brakujące informacje. Handlowiec widzi wynik, więc wie, czy zlecenie zostało przejęte. Klient nie musi od początku opowiadać kolejnemu pracownikowi całej historii zamówienia.
Co można połączyć w używanych już narzędziach?
Nie zawsze trzeba budować osobną aplikację. Dokumentacja HubSpot dotycząca projektów opisuje powiązanie projektu z transakcją, kontaktem i zadaniami. Pokazuje też proces tworzenia projektu po wygraniu sprzedaży. W tym przykładzie automatyzacje i reguły etapów wymagają planu Professional lub Enterprise, a aktywację projektów wykonuje administrator.
Jeśli zespoły pracują w różnych programach, trzeba sprawdzić możliwości przekazywania danych między nimi. Dokumentacja połączenia HubSpot w n8n wymienia między innymi pobieranie i aktualizowanie transakcji. n8n jest narzędziem do łączenia kolejnych czynności w automatyczny proces. Obecność gotowego połączenia nie potwierdza jednak obsługi każdego potrzebnego działania, zwłaszcza tworzenia projektów.
Przed wyborem rozwiązania sprawdzamy więc konkretne operacje, uprawnienia i warunki abonamentu. Dodatkowe połączenie może wymagać wykorzystania API, czyli sposobu, w jaki programy wymieniają dane. Dopiero próba na używanych w firmie kontach pokaże, czy planowany proces można wykonać w potrzebnym zakresie.
AI może przygotować podsumowanie do sprawdzenia
Sztuczna inteligencja, czyli AI, może pomóc ułożyć krótką notatkę na podstawie wskazanych rozmów i dokumentów. W naszym przykładzie taka notatka zbierałaby cel strony, zamówione materiały oraz pytania pozostałe do wyjaśnienia. Przy podsumowaniu warto zachować odnośniki do dokumentów, z których korzystało narzędzie.
Handlowiec porównuje notatkę z przyjętą ofertą i poprawia nieścisłości przed przekazaniem jej dalej. Brakujący termin powinien pozostać brakiem. AI nie ma podstaw, aby uzupełnić go prawdopodobną datą albo dopisać film tylko dlatego, że był wspomniany w rozmowie. Stałe dane, takie jak numer zlecenia, najlepiej przenosić bezpośrednio z systemu.
Potwierdzenie odbioru powinno być widoczne
Wysłane powiadomienie nie daje jeszcze odpowiedzi, czy ktoś przejął pracę. Dlatego warto zapisać przy zleceniu osobę odpowiedzialną oraz wynik sprawdzenia: gotowe do rozpoczęcia albo oczekujące na wyjaśnienie. Zespół powinien też wiedzieć, kto zastępuje opiekuna podczas nieobecności i po jakim czasie sprawa wymaga przypomnienia.
Istnieją narzędzia, które pozwalają włączyć decyzję człowieka w automatyczny proces. Microsoft opisuje w Power Automate akcję oczekującą na zatwierdzenie przed dalszym wykonaniem. Jej zastosowanie zależy od licencji i konfiguracji środowiska. W innej firmie prostsze może być potwierdzenie we własnej aplikacji lub w narzędziu projektowym.
Sprawdź również przerwy i poprawki
Próba powinna objąć nie tylko prawidłowe przekazanie. Sprawdźmy brak oferty, nieaktywną osobę odpowiedzialną, niedostępność programu i ponowne zapisanie wygranej sprawy. System powinien rozpoznać istniejący projekt po numerze zlecenia, aby ponowienie nie tworzyło kolejnego kompletu zadań. Zmiana zakresu po rozpoczęciu pracy wymaga osobnego uzgodnienia oraz zapisu.
Potrzebna jest również informacja o nieudanym kroku. n8n opisuje proces obsługi błędów, który może powiadomić odpowiednią osobę po awarii. W praktyce trzeba jeszcze ustalić, kto reaguje na takie zgłoszenie i jak sprawdza rezultat po poprawce. Brak powiadomienia nie jest sam w sobie dowodem, że projekt powstał prawidłowo.
Zacznij od jednego rodzaju zlecenia
Najłatwiej ocenić rozwiązanie na powtarzalnej usłudze i niewielkiej grupie spraw. Porównajmy, ile przekazań wymaga uzupełnienia, jak długo czekają na potwierdzenie i czy zespół nadal musi szukać ustaleń w poczcie. Takie obserwacje pokażą, co poprawić, bez zakładania z góry określonej oszczędności czasu.
W All Day IT tworzymy automatyzacje, aplikacje oraz połączenia firmowych systemów. Jeśli po wygraniu sprzedaży trzeba ponownie zbierać informacje do realizacji, porozmawiajmy o drodze jednego zlecenia. Ustalimy, które dane można przekazać automatycznie, co powinien sprawdzić pracownik i gdzie zespół potwierdzi przejęcie pracy.